Datenschutzerklärung für das Portal “Steuerboard”
§ 1 Geltungsbereich
Die vorliegende Datenschutzerklärung regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten, die bei der Nutzung des Portals „Steuerboard“ verarbeitet werden.
§ 2 Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der jeweilige Auftragnehmer.
Sie finden die für Sie gültige Datenschutzerklärung mit Ihrem relevanten Auftragnehmer nach dem Login.
Der Auftragnehmer bedient sich für den Betrieb des Portals der Steuerboard Labs GmbH, Bachstraße 117, 40217 Düsseldorf, vertreten durch Matyas Sebastian Heins & Jakob Brandt als Auftragsverarbeiterin. Mit dieser ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen worden, sodass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt und der Schutz der Rechte der Mandanten gewährleistet ist.
§ 3 Datenverarbeitungszweck
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Bereitstellung, Wartung und Optimierung der SaaS-Anwendung „Steuerboard“, welche den Austausch von Informationen, Nachrichten und Dokumenten zwischen Steuerberatern und ihren Mandanten ermöglicht.
§ 4 Art der verarbeiteten Daten
Es werden folgende Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet:
- Grundlegende Identifikationsdaten
- Name, Adresse, Telefonnummer
- Steuerliche Informationen und Dateien
- Steuerliche Identifikationsdaten, sämtliche Dateien
- Mitarbeiterdaten (hier u.a. auch besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie z.B. gesundheitsbezogene Daten bei Krankmeldungen)
- Kommunikationsverläufe
- Nachrichten, Notizen
- Login- und Zugriffsdaten
- Benutzername, Passwort, IP Adresse, E-Mail Adresse
- Weitere relevante Daten und Dokumente, die im Rahmen der steuerlichen Beratung und Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant entstehen
§ 5 Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage der Einwilligung des Nutzers (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), und/oder zur Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
§ 6 Datenempfänger
Empfänger der Daten können Auftragsverarbeiter sein, die im Auftrag des Verantwortlichen die SaaS-Anwendung betreiben, warten oder weiterentwickeln.
§ 7 Datenspeicherung
Daten werden so lange gespeichert, wie es für den in § 3 genannten Zweck erforderlich ist. Nach Beendigung des Nutzungsverhältnisses werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
§ 8 Nutzerrechte
Nutzer des Portals haben das Recht:
- auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten
- auf Berichtigung unrichtiger Daten
- auf Löschung ihrer Daten
- auf Einschränkung der Verarbeitung
- auf Datenübertragbarkeit
- auf Widerspruch gegen die Verarbeitung. Diese Rechte können beim Verantwortlichen geltend gemacht werden.
- Sie haben zudem das Recht, sich bei widerrechtlicher Verwendung der Daten bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Diese ist der/die Landesbeauftragte am Sitz des Verantwortlichen.
§ 9 Datensicherheit
Der Verantwortliche setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Daten der Nutzer zu schützen und die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.
§ 10 Änderungen der DSV
Änderungen dieser Datenschutzvereinbarung werden den Nutzern in geeigneter Form mitgeteilt.
§ 11 Kontakt
Bei Fragen zur Datenverarbeitung können sich Nutzer stellvertretend an den Verantwortlichen unter hello@steuerboard.net wenden.
Der tatsächliche Verantwortlichen finden Sie nach dem Login unter “Datenschutz”
§ 12 Drittdienste und externe Anbieter
Informationen zu den von dem Portal verwendeten Serveranbietern und Software-Anwendungen können Sie unter https://steuerboard.net/processors einsehen.
Die Daten werden für die Dauer der Portalnutzung gespeichert. Dabei wird zwischen Mandant und Nutzer unterschieden. Ein Mandant kann eine Einzelperson, ein Einzelunternehmen oder ein Unternehmen mit mehreren Einzelpersonen sein. Scheidet ein Einzelnutzer aus dem Unternehmen/Mandant aus, werden lediglich seine Zugangsdaten gelöscht. Die von ihm hochgeladenen Daten bleiben auf dem Portal. Wird das Mandat beendet, werden die Daten des jeweiligen Mandanten nach 90 Tagen gelöscht. Entsprechend wird nachfolgend bei den einzelnen Tools zwischen Mandaten und Nutzern im Sinne des Einzelnutzers unterschieden. Die Löschfristen gelten auch für die Daten und Nutzer der jeweiligen Steuerberaterkanzlei.